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建筑企业人事档案管理工作的几点思考

时间:2018-04-24 10:40来源:未知 作者: 张安兰 点击:
□   山西三建集团有限公司  张安兰
为进一步加强和改进企业人事档案管理工作,切实维护人事档案的严肃性、真实性和权威性,充分发挥人事档案重要作用,为领导决策服务,为干部人事、人才工作服务,对此,有以下几点思考
一、公司人事档案管理的现状及存在的问题
1.存在人员和档案分离情况。二十几年前由于企业困难,人员流动比较频繁,一些员工辞职或除名,有些职工工作频繁的变动,档案的有否和当下的创业没有关系,所以也懒得管它,没有把自己的档案及时的移走。这些遗留的档案就一直留在原单位由公司代为保管。随着时间的推移,遗留的档案数量增加,增加了档案管理的工作量,使的一些档案资料的丢失、造成档案的不完整。
2.、没有专职的管理人员。以往收集的干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映干部德、能、勤、绩的材料,充实档案内容得不到及时入档,对于收集干部材料的范围和内容缺少进一步明确,材料收集工作的衔接也存在脱节情况。履行干部管理职能的部门的完成干部任免、调动、考察等工作后形成的材料虽然进行了保存,但由于没有系统和规范的要求,随着时间的留逝的工作人员的调动会出现个别材料缺失。由于没有专职管理人员,就出现了脱节情况。以往干部和工人的档案没有一起管理,忽视普通员工材料的收集。历来人事档案管理指干部档案管理为主,没有明确普通员工档案管理的标准和内容。
二、人事档案管理问题形成的原因
1.由于人员流动和历史延续原因。过去企业人员编制存在多样性,比如全民、集体、城镇合同工以及临时工转编制的。由于不同的人员编制档案当初由不同的部门保管,因此在材料的收集和记录上存在很大的差别。一般全民编制职工的档案材料较为完整,另几种人员的档案就存在缺失情况。由于行业的特点,农民合同工尤其突出。
2.企业员工人事档案意识淡薄。企业员工对自己的档案不够重视,辞职以后就把档案视为“身外之物”,可有可无,认为人事档案不影响自己今后的创业,有意无意就遗弃了档案。有些员工为谋求自身发展,在取得更高学历或执业资格证后,由于存档意识淡薄,并未将证书取得情况和学习经历要到人事部门去记录存档,也造成人事档案相关记录和材料的缺失。
3.人事档案管理人员缺少相关专业知识的培训。人事档案管理人员缺少相关专业知识的培训主要由以下原因:(1)专业机构举办的培训班次数少,留于形式、内容空洞,缺乏对实际工作的指导作用。(2)人事档案管理人员都为兼职,没有经过专业培训。并且每天都有大量其它工作需要完成,有很多知识需要学习。相对于每天或每个月定期要完成的报表,没有明确时间规定的人事档案工作就没有那么紧迫。人的精力有限,难免顾此失彼。
4、档案库房配置的面积未达标准。每管理1000卷档案库房面积不少于20平方米标准,有的档案室仅仅只是刚好放下档案,对后续形成的资料不能很好的整理、入档。阅览室和档案室也没有做到一分为二。
三、完善人事档案管理的措施
1.严把人事档案管理转入的第一关。对于新增的人员(调动、大学毕业生招录、部队转业或复员)的档案,先严把人事档案管理转入的第一关。具体从两方面做起:(1)对各类新进人员做好档案接收工作。未及时移交档案的,要做好催交工作。(2)在档案接收时对材料进行认真的查阅,发现材料缺失的,及时和对方单位及本人取得联系,补全材料。尤其是调动职工,工作时间较长,在社保上有视作缴费年限的员工,视作缴费年限工作记录材料一定要相当完整。如有缺失一定要和对方单位及本人联系解决。
2.加强宣传教育,提高全员对档案认识。人事档案管理往往被职工认为是人力资源部的事,员工本人起不了太大的作用。因此宣传教育从三方面入手:(1)员工的基本信息有发生变化的。让员工及时把变化的情况告知人力资源部,使人力资源部对员工基本信息经过鉴别做动态调整。(2)让员工对自身成长发展培训各个环节都有注意留下证明材料。为职业生涯发展提供良好的基础。(3)强化人事档案的重要性,减少以后辞职员工的弃档情况发生。
3.提高各岗位管理工作的协调与互补。人事档案中的很多材料都在人力资源管理中逐步产生。人力资源部门各岗位都会有员工不同方面的材料,如员工岗位变动、晋升提拔,员工的薪酬变化,员工的出勤情况,员工的教育培训情况、绩效考核等。具体主要从两方面做好:(1)各岗位成员在工作中形成的材料做好保管,尽量保证人力资源管理过程中信息动态完整。(2)每位职工定时将日常中形成的材料按时移交人事档案保管人员,以便及时对资料进行整理和装订,共同参与材料的收集与整理,提高人事档案材料的质量。(3)完善档案材料移交的程序,做好材料移交记录。对于平时工作中形成的重要档案材料,移交时最好做好记录,包括移交的时间、材料名称或内容概括、移交双方人员的姓名。
4、配备专职档案管理人员,提高专职档案管理人员的待遇。从事档案管理的人员既不能获得领导的重视也不能获得同职称的同等待遇,又不能得到同等价值的肯定所以企业在机构合并,人员裁减等工作中长期以来,档案专职管理人员逐渐减少,使的档案管理工作水平日益下降,整体管理工作出现弱化甚至恶化。人事档案管理工作也有其连续性,因此必须设置专业管理员并不断进行培训。
5、做到档案室库房按要求配置,做到“六防”防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。做到通风换气。
四、结语
总之,企业人事档案应加强各个环节的管理,提高每位职工档案意识。加强人事档案管理员业务培训,使人事档案管理工作具有真实性、准确性、保密性。人事档案工作配备专业人员管理,资料及时收集,及时整理,及时归档,做到为人力资源管理全面信息化提供重要保证。
(责任编辑:kydtw)
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